Module 2 · mail & korte teksten

Mail, Teams en korte berichten, hands-on met Claude en ChatGPT

In deze module ga je vier echte werkstukken maken: een korte interne mail, een beleefde afwijzing, een onboarding-mail aan een nieuwe medewerker in heldere taal en een toon-ombuiging. Voor elk: zelfde prompt in ChatGPT en in Claude, en je kiest welke je houdt.

Tijd: ~60 minuten. Pak een opschrijfvel of een Word-document; alle bruikbare prompts en zinnen die je tegenkomt schrijf je op. Dat wordt later jouw bibliotheek.

Mail en korte berichten

Les 2.1: Korte interne mail (een extra stafvergadering plannen)

Doel: weten hoe je in drie regels een vraag uitzet die mensen ook echt beantwoorden.

Mensen in een ziekenhuis krijgen veel mail. Wat helpt: onderwerp dat de inhoud verraadt, vraag eerst, deadline expliciet, antwoordmogelijkheid concreet (“reageer met ja/nee”). Een AI kan dat consequent inbouwen als je er om vraagt.

Vuistregel

Een goede interne mail is scanbaar: een collega moet binnen 5 seconden weten wat jij van hem of haar nodig hebt.

Live opdracht 2.1: Twee versies, kies één

Open ChatGPT en Claude in twee tabbladen. Plak de prompt in beide. Lees de antwoorden naast elkaar. Bewaar de versie die jij zou versturen.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Context: ik moet 6 cardiologen vragen of ze beschikbaar zijn voor een extra stafvergadering over een week. Taak: schrijf een korte interne mail. De mail moet: - in het onderwerp al duidelijk maken waar het over gaat; - max 5 regels in de bodytekst; - de vraag in de eerste regel stellen; - twee voorgestelde tijdvakken aanbieden (dinsdag 13:00 en donderdag 16:00); - vragen om uiterlijk maandag 17:00 te reageren met "ja [tijd]" of "nee"; - vriendelijk afsluiten zonder "met vriendelijke groet"-cliché. Geen patiëntdata; geen patiëntspecifieke voorbeelden. Lever onderwerp + bodytekst, niets eromheen.
Open in ChatGPT ↗ Open in Claude ↗

Doe nu één keer een tweede ronde: vraag aan de tool die jij koos: “Maak hem nog een tikje korter en directer; haal alle ‘graag’ en ‘mogen’ weg.” Voel je de tweede versie strakker?

Vragen bij les 2.1

1. Wat is de slimste werkwijze met AI voor een mail?

Les 2.2: Beleefde afwijzing (zonder houtje-touwtje)

Doel: een mail die afwijst zonder dat de ontvanger gepikeerd raakt.

Een mail die zegt “nee, helaas niet” is in een ziekenhuis vaker nodig dan we denken: een verzoek dat niet past, een afspraak die afgezegd moet, een externe partij waar je geen extra capaciteit voor hebt. Claude staat erom bekend rustig en verzorgd te schrijven, daar pakken we hem nu voor.

Live opdracht 2.2: Afwijzingsmail in Claude

Open Claude. Plak onderstaande prompt. Stuur een paar iteraties (“te formeel”, “te warm”) om te voelen waar jouw eindversie zit.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Context: een collega van een buurspecialisme (longgeneeskunde) heeft per mail gevraagd of zij vanaf volgende maand structureel kunnen aansluiten bij ons wekelijkse MDO. Onze afdeling vindt dat nu niet passend (te druk, vertraagt onze eigen casuistiek). De cardioloog wil dat ik beleefd afwijs. Taak: schrijf de afwijzingsmail. Eisen: - max 8 regels; - start met dankzegging voor het initiatief; - duidelijk één zin waarin we structureel aansluiten afwijzen; - één constructief alternatief noemen (bijvoorbeeld: incidenteel een gerichte casus toevoegen, of een aparte korte poli-bespreking inplannen); - vriendelijke, zakelijke toon, geen formeel "hooggeacht"-jargon; - ondertekening: "Namens de cardiologie-afdeling, [Naam]". Geen patiëntdata; geen specifieke patiëntcasus benoemen. Lever alleen onderwerp + tekst.
Open in Claude ↗

Iteratie-tips: “Maak hem 20% korter.” “Verwijder alle aannemende zinnen (‘ik begrijp’, ‘ik kan me voorstellen’).” “Voeg één zin toe waarin we openstaan voor herziening over zes maanden.”

Les 2.3: Onboarding-mail aan een nieuwe medewerker in heldere taal

Doel: een welkomstmail schrijven die voor iemand die het ziekenhuis nog niet kent meteen duidelijk is.

Iedere keer dat een nieuwe AIOS, fellow of verpleegkundig specialist start, heeft het secretariaat een lijstje praktische dingen klaar: badge, parkeren, ICT-toegang, planning eerste week, datum jaargesprek. Een nieuwe medewerker leest die mail tussen 30 andere mails door, vaak voor de eerste keer in het ziekenhuis, dus: korte zinnen, geen jargon, één duidelijke actie per alinea. ChatGPT en Claude kunnen dit allebei, met verschillende neigingen: ChatGPT komt soms iets te vlot, Claude is iets formeler en geduldiger. Ga zelf voelen.

Live opdracht 2.3: Onboarding-mail nieuwe AIOS

Plak in beide tools en kies welke je houdt.

Rol: stafsecretaresse cardiologie. Context: er start volgende maand een nieuwe AIOS op onze afdeling. Ik schrijf namens het secretariaat een onboarding-mail. De AIOS heeft hier nog nooit gewerkt en kent het ziekenhuis niet. Mij is gevraagd om een heldere, vriendelijke mail. Taak: schrijf de mail. Eisen: - Korte zinnen (max 12 woorden), geen ziekenhuis-jargon dat een nieuwe medewerker niet kent; - Gebruik "[Voornaam]" als plaatshouder, geen specifieke namen verzinnen; - Vier korte alinea's, elk met één actiepunt: (1) startdatum + waar zich melden + welke verdieping; (2) badge en parkeerplek (waar ophalen, wanneer); (3) ICT-toegang (welke aanvraagformulieren krijgt de AIOS toegestuurd, en wat is de termijn); (4) eerste week-schema en wanneer het eerste jaargesprek met de opleider is ingepland; - Bied de mogelijkheid om te reageren als iets onduidelijk is; - Vriendelijke afsluiting met telefoonnummer secretariaat als plaatshouder. Lever onderwerp + bodytekst, niets eromheen.
Open in ChatGPT ↗ Open in Claude ↗

Vergelijk: welke tool maakt de mail het minst overweldigend voor een eerste dag? Hou je één versie aan, en geef dan: “Lees nogmaals; staat er nog een zin met meer dan 12 woorden? Splits hem.” Dat is een handige laatste polijst-stap.

Vragen bij les 2.3

2. Wat is het verschil tussen “heldere taal” voor een nieuwe medewerker en “versimpelen tot je iets weglaat”?

3. Mag een AI-gegenereerde mail die uitgaat namens de afdelingshoofd of opleider meteen na generatie verstuurd worden?

Les 2.4: Toon ombuigen (van warm naar zakelijk en terug)

Doel: een bestaande tekst snel naar een andere toon brengen zonder hem opnieuw te schrijven.

In de praktijk schrijf je vaak iets snel uit het hoofd en dan blijkt: te formeel, of juist te losjes. AI is hier sterk in. De truc is om eerst de tekst te plakken, dan duidelijk te zeggen welke toon je wilt en wat moet blijven.

Live opdracht 2.4: Drie toon-versies van dezelfde mail

Open Claude en plak. We laten Claude drie versies maken: zakelijk-kort, warm-helpend, en heel kort & informeel.

Hieronder een door mij gemaakte ruwe mail. Maak er drie versies van met behoud van alle inhoud. A) Zakelijk en kort (max 5 regels). B) Warm en behulpzaam (max 7 regels). C) Heel kort en informeel, alsof het naar een directe collega gaat (max 3 regels). Lever de drie versies onder elkaar met kopjes A, B, C. Verzin niets bij; gebruik alleen wat in mijn tekst staat. Mijn ruwe mail: "Hoi, ik wilde je laten weten dat het MDO van vrijdag verschoven wordt naar maandag 11:00 omdat een aantal van ons donderdag naar het symposium gaan. De agenda zelf blijft zoals afgesproken. Als dat een probleem is voor jou kun je het laten weten, dan kijken we naar alternatieven."
Open in Claude ↗ Open in ChatGPT ↗

Belangrijk: de regel “Verzin niets bij; gebruik alleen wat in mijn tekst staat” is een goede gewoonte. Zonder die regel verzinnen modellen soms een verzonnen datum, locatie of agendapunt, klassiek hallucinatiegedrag.

Les 2.5: Goede onderwerpsregels (die mensen openen)

Doel: een onderwerpsregel die in 30 tekens vertelt waar de mail over gaat en wat van de ontvanger gevraagd wordt.

Drie kwartier op de poli, telefoon piept, en je krijgt een mail met de onderwerpsregel “Even iets vragen”. Open je hem? Misschien later. Een goede onderwerpsregel doet drie dingen:

  1. Vertelt wat de inhoud is (niet wat de gevoelens van de afzender zijn).
  2. Bevat de actie die van de ontvanger verwacht wordt (ter info, te beslissen, deadline).
  3. Past in 50–60 tekens, in de inbox van de meeste mensen wordt de rest afgekapt.

Een AI is hier verbluffend sterk in als je hem de juiste opdracht geeft. We oefenen.

Slecht

“Vraag”
“Even iets”
“Update over het overleg”
“FW: FW: FW: Re:”

Beter

“Beschikbaarheid MDO 12/3, reactie vóór ma 17:00”
“Concept-notule afgelopen vrij, akkoord?”
“Te besluiten: nieuwe poli-slots dinsdag”
“Reminder: agenda-input nodig vóór 15:00”

Live opdracht 2.5: Tien onderwerpsregels in één prompt

Open Claude. Plak. Bewaar de drie beste voor je bibliotheek.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Context: ik heb 10 typische mailsituaties uit mijn werkweek. Ik wil voor elke situatie één onderwerpsregel. Situaties: 1. Verzamelen agenda-items voor stafvergadering over twee weken; 2. Aankondigen dat een cardioloog met verlof is en wie waarneemt; 3. Mail aan ICT om accountrechten voor een nieuwe AIOS aan te vragen; 4. Concept-notule rondsturen voor commentaar (deadline donderdag); 5. Reminder voor een trainingsdag of jaargesprek; 6. Doorgeven van een ziekmelding aan het team (waarneming volgt); 7. Antwoord op een verzoek van een student tot een korte stage-rondleiding; 8. Interne mail over kapot koffieapparaat (humor mag, maar niet flauw); 9. Mededeling dat een nieuwe AIOS start; 10. Aankondiging dat de wekelijkse stafvergadering wordt verplaatst. Eisen per onderwerpsregel: - Max 60 tekens. - Bevat de inhoud (geen "Vraag"). - Bevat de actie of deadline waar mogelijk. - Geen vakjargon dat niet-medisch personeel niet kent. - Geen vraagtekens in onderwerpsregel (lijkt onzeker). Lever genummerd, één regel per onderwerp.
Open in Claude ↗

Bonus: Vraag in een vervolg: “Maak de drie beste nog een tikje korter, max 50 tekens.” Voel hoe scherp het kan.

Vraag bij les 2.5

Wat doet het meeste werk in een onderwerpsregel?

Les 2.6: Reageren op een lastige mail aan het afdelingshoofd

Doel: een eerste reactie schrijven op een lastige mail, met begrip, helderheid en zonder dat het afdelingshoofd zich vastlegt op iets dat nog onderzocht moet worden.

Stafsecretaresses beheren vaak de mailbox van het afdelingshoofd of de opleider. Daar komen pittige mails binnen: een AIOS die ontevreden is over de begeleiding, een buurspecialisme dat klaagt over de samenwerking in een MDO, een externe partij die zegt dat er beloften niet zijn nagekomen. Jouw eerste reactie is altijd: vriendelijke ontvangstbevestiging, doorzetten naar de juiste persoon (afdelingshoofd, opleider of HR), en termijn melden.

Dit is precies waar Claude in z'n element is. Vriendelijk, niet over-formeel, geen schuldbekentenis namens de afdelingshoofd, wel erkenning van het ongemak. Belangrijk: deze mail vervangt níet het inhoudelijke antwoord, hij is de eerste reactie waar het afdelingshoofd daarna mee verder kan.

Wat je nooit in een eerste reactie zet (zeker niet namens een leidinggevende)

Geen schuldbekentenis (“u heeft helemaal gelijk dat het fout ging”). Geen schuldverplaatsing (“de opleider had moeten…”). Geen toezegging die de afdelingshoofd niet zelf heeft goedgekeurd (“we plannen direct een gesprek in”). Beperk je tot: ontvangst bevestigd, wie het oppakt, binnen welke termijn iemand terugkomt.

Live opdracht 2.6: Eerste reactie op een klacht aan het afdelingshoofd

Open Claude. Plak de prompt met een geïdealiseerde, fictieve klacht. Gebruik geen echte namen.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie die de mailbox van het afdelingshoofd beheert. Context: Er is een mail binnengekomen van een AIOS die ontevreden is over de samenwerking met één van de cardiologen tijdens de afgelopen twee weken op de afdeling. De AIOS vraagt om een gesprek met het afdelingshoofd. Het ziekenhuis heeft een formele route via opleider en P&O. Het afdelingshoofd is twee dagen op congres en kan pas vanaf maandag inhoudelijk reageren. Taak: schrijf een korte eerste reactie van max 10 regels namens het afdelingshoofd. Eisen: - Erken het ongemak in één zin (niet overdrijven, niet bagatelliseren). - Geen schuldbekentenis (we onderzoeken nog wat er gebeurd is). - Geen schuldverplaatsing naar de cardioloog in kwestie of een andere collega. - Geen toezeggingen die het afdelingshoofd niet zelf heeft goedgekeurd (geen specifieke uitkomst, geen gesprek-toezegging vooraf). - Duidelijke melding: het afdelingshoofd komt persoonlijk terug uiterlijk dinsdag; opleider en P&O zijn meegelezen als formele route. - Bied de mogelijkheid om alvast schriftelijk extra context te geven. - Vriendelijke, niet-juridische toon. Geen "hooggeacht". - Lever onderwerp + bodytekst. Niets eromheen. Klacht (geanonimiseerd, fictief): "Beste afdelingshoofd, ik schrijf u omdat ik me afgelopen twee weken meermaals onprettig heb gevoeld bij de begeleiding op de afdeling. Mijn vragen werden weggewuifd en op donderdag werd in het bijzijn van een verpleegkundige tegen mij gezegd dat ik ‘moest leren hoe het hier werkt’. Ik wil graag een gesprek omdat dit mij in mijn opleiding raakt."
Open in Claude ↗

Iteratie: “Maak hem 10% korter zonder dat de erkenning verdwijnt.” “Voeg één zin toe waarin we voorstellen om al voor maandag telefonisch contact te leggen, alleen als jij vindt dat dat passend is.”

Vragen bij les 2.6

Wat doet een goede eerste reactie op een lastige mail aan het afdelingshoofd?

Les 2.7: Batch-mail: dezelfde mail gepersonaliseerd voor 10 mensen

Doel: tien gepersonaliseerde reminders versturen zonder tien keer te typen.

Klassieke situatie: tien externe verwijzers krijgen elk een aangepaste reminder voor het kwartaal-overleg. Iedereen heeft een andere achtergrond (sommigen waren er vorige keer, anderen niet). Dat is precies waar AI tijd wint.

Live opdracht 2.7: Tien reminders in één prompt

Open Claude. Plak.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Taak: maak 10 gepersonaliseerde reminder-mails voor externe verwijzers over het komende kwartaal-overleg (datum [DATUM]). Per mail: 3-5 regels, vriendelijk-zakelijk, met een passende referentie naar hun specifieke situatie. Format per mail: - Header: [Naam] - Onderwerp: <onderwerpsregel> - Bodytekst. Verwijzers en hun context: 1. Dr. A, was vorige keer aanwezig en presenteerde een casus. 2. Dr. B, was vorige keer afwezig, twee keer geëxcuseerd. 3. Dr. C, nieuwe verwijzer, dit is hun eerste keer. 4. Dr. D, was vorige keer present en stelde dat het overleg te lang duurde. 5. Dr. E, verwijzer uit een buurspecialisme, alleen op uitnodiging. 6. Dr. F, was vorige keer afwezig vanwege congres. 7. Dr. G, vaste verwijzer, was vorige keer aanwezig. 8. Dr. H, vorige keer afwezig zonder bericht. 9. Dr. I, verwijzer uit huisartsenpraktijk, vorige twee keer wel. 10. Dr. J, verwijzer die heeft aangegeven volgend kwartaal niet meer mee te willen doen, maar volgend kwartaal nog wel. Eisen: - Verzin geen verdere gegevens; gebruik [DATUM], [LOCATIE], [TIJD] als plaatshouders. - Geen patiëntdata. - Toon: vriendelijk-zakelijk; verschil in toon mag, maar niet jolig. - Reminder is herkenbaar als reminder, niet als nieuwe uitnodiging. Lever genummerd. Geen toelichting eromheen.
Open in Claude ↗

Tijd: in één keer 10 mails op maat. Met handmatig typen ben je hier 25-30 minuten mee bezig; met deze techniek zo'n 5 minuten. Belangrijk: je leest ze wel allemaal door en past waar nodig één zin aan voordat je verzendt. AI levert eerste versie; jij blijft eindredacteur.

Les 2.8: Sjabloon-prompt voor mail (voor in jouw bibliotheek)

Doel: je hebt één vast sjabloon dat je voor 80% van je mail-werk inzet.

Een sjabloon is geen kant-en-klare mail; het is een lege prompt waar jij de vier dingen invult: rol, context, taak, format. Onder hier het sjabloon dat je gratis mag overnemen. Bewaar het in een tekstbestand, OneNote, Notion of binnen een Claude-Project. Vooruitblik: in module 3 gaan we met die Claude-Projects echt aan de slag, dan hang je dit sjabloon op een vaste plek zodat elke nieuwe chat hem al kent.

Live opdracht 2.5: Sjabloon testen in Claude

Plak in Claude. Vul in waar ‘[ ... ]’ staat. Dit is de standaardprompt die je vanaf nu gebruikt voor 80% van je AI-mail-werk.

Rol: ervaren stafsecretaresse [specialisme, bv. cardiologie]. Context: [in 1-2 zinnen wat er speelt: aan wie schrijf je, waarom, wat is het probleem]. Taak: schrijf een [interne mail / mail namens afdelingshoofd of opleider / externe mail / Teams-bericht] waarin [korte beschrijving van wat moet overkomen]. Eisen: - max [aantal] regels; - toon: [zakelijk-vriendelijk / warm-helpend / formeel / informeel]; - format: [vlieg tekst / opsommingstekens / met kopjes]; - expliciete deadline of antwoordvorm: [bijvoorbeeld "reageer met ja/nee voor maandag 17:00"]; - geen patiëntdata; geen verzonnen feiten; alleen wat ik je hier vertel. Lever: alleen [onderwerp + bodytekst / alleen bodytekst], niets eromheen.
Open in Claude ↗

Bewaar dit sjabloon. Het werkt in alle drie de tools. Je hoeft er nooit meer omheen te formuleren, je vult in.

Take-home van module 2

Iteratief werken

Eerste output is concept. Één of twee iteratie-rondes (“korter”, “directer”) maken het verschil.

Verzin niets bij

De regel “gebruik alleen wat ik vertel” in je prompt voorkomt verzonnen data, namen en agendapunten.

Claude voor toon & onboarding-taal

Bij beleefde afwijzingen en onboarding-mails (nieuwe medewerker) valt Claude vaak rustiger en geduldiger uit; ChatGPT is sneller maar soms iets directer.

Onderwerpsregels werken

Inhoud + actie/deadline in <60 tekens. Hogere openrate, snellere reactie. Drie zinnen in één prompt is genoeg om er tien te krijgen.

Klacht aan leidinggevende: termijn, geen schuld

Ontvangst bevestigen + doorverwijzen naar afdelingshoofd / opleider / P&O + termijn melden. Geen schuld, geen toezeggingen namens iemand anders.

Batch met persoonlijke laag

Tien gepersonaliseerde mails in één prompt, jij leest na, past één zin aan per stuk, verstuurt.

Sjabloon nu in bibliotheek

Bewaar het mail-sjabloon uit les 2.8. In module 3 zet je hem in een Claude-Project; module 5 sluit ermee af.

← Module 1 Verder naar module 3 →