Module 4 · in de bestanden

Werken IN je bestanden, Office & Workspace

Tot nu toe kopieerde en plakte je tussen browser en Word. Vanaf hier ga je AI binnen het bestand zelf gebruiken: Claude in Word/Excel/PowerPoint (M365 add-in), Gemini in Gmail/Docs/Sheets, en Microsoft Copilot kort als referentie. En nieuw: Claude bouwt ook complete bestanden voor je, een kant-en-klare PowerPoint (.pptx) en een werkend mini-hulpmiddel (HTML-artifact). Wanneer je dat doet en wanneer niet.

Praktisch: deze module werkt het beste op een werkcomputer met M365 of Google Workspace ingesteld door je ziekenhuis. Heb je dat nog niet? De prompts werken ook op je eigen account, alleen wat anders.

Werken IN je bestanden

Les 4.1: Drie routes in je bestanden

Doel: weten welke route bij welke werkomgeving past, zonder geloofsstrijd.

Op het ziekenhuis-secretariaat zijn er ruwweg drie routes om AI écht in je bestand te krijgen:

Claude M365-add-in

Claude bewerkt Word, Excel, PowerPoint direct. Markeert wijzigingen, kan formules bouwen, slides herschrijven. Hoort bij Claude Pro/Team/Enterprise. Voor zorginstellingen op M365 vaak de praktischste route.

Gemini in Google Workspace

Gemini leeft in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive. Geen knip-en-plak: hij “ziet” wat in je document staat. Diepste integratie als je werk in Google Workspace zit.

Microsoft Copilot

Microsoft's eigen variant in M365 (gebaseerd op GPT-modellen). In ziekenhuis-licentie soms al beschikbaar; check bij ICT. Voorlopig minder bekend om bestand-bewerken dan Claude, maar dat verandert snel.

Wat als geen van die routes is goedgekeurd?

Dan blijft de gewone route: een gratis chat in een ander tabblad, met de juiste prompts (zoals je in module 2 en 3 hebt geleerd). Module 5 helpt je een korte vraag op te stellen voor ICT/CIO om te checken wat in jouw ziekenhuis kan.

Vragen bij les 4.1

1. Welke factor bepaalt het meest welke “in-bestand”-AI je gebruikt?

Les 4.2: Live: Claude in Word (M365 add-in of via chat)

Doel: een agendaplanning herschrijven direct in een Word-bestand, met track changes.

Heb je Claude Pro/Team/Enterprise met de M365 add-in? Dan werk je rechtstreeks in Word. Heb je dat niet? Dan doe je deze opdracht via de gewone Claude-chat, je kopieert je documenttekst even heen en weer. Beide werken; de eerste route is alleen sneller en netter.

Live opdracht 4.2: Vergaderagenda herschrijven in Word

Maak in Word een korte concept-vergaderagenda (4-5 punten). Of plak deze fictieve hieronder in een Word-document. Open vervolgens Claude (via add-in of in een browser tab).

Fictieve concept-agenda: “Punt 1: rooster volgende week. Punt 2: nieuwe AIOS introductie. Punt 3: status AIOS-onderwijs. Punt 4: overige zaken. Punt 5: rondvraag.”

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Context: hierboven (of in dit Word-bestand) staat een concept-vergaderagenda. Ik wil hem opwaarderen. Taak: herschrijf de agenda zodat: 1) elke regel begint met de categorie (te besluiten / ter info / open vraag); 2) per punt staat 1 zin context (wie er over rapporteert, of wat de aanleiding is); 3) bij elk punt staat richtinggevende tijd in minuten (totaal 45 min vergadering); 4) onderaan komt één regel met "voorbereidingsmateriaal" (wat moeten deelnemers vóóraf gelezen hebben). Geen patiëntdata, geen verzonnen feiten. Lever in Nederlands. Markeer veranderingen tegenover het origineel.
Open in Claude ↗ Open in ChatGPT ↗

Met M365 add-in: klik op “Claude” in je Word-werkbalk → selecteer de tekst → geef de prompt. Wijzigingen verschijnen direct met markering. Zonder add-in: kopieer agenda naar Claude-chat, plak resultaat terug in Word.

Les 4.3: Live: Excel-werk met Claude (een afwezigheidskalender)

Doel: een eenvoudige Excel-tabel snel opbouwen plus één nuttige formule erbij.

Excel is de plek waar veel secretariaten dagelijks zijn. Claude is hier verrassend sterk: het bouwt tabellen, kan formules schrijven, en uitleggen wat de formule doet. Of je werkt met de M365 add-in (direct in Excel), of je laat Claude een tabel typen die je kopieert.

Live opdracht 4.3: Maak een afwezigheidskalender

Open Claude. Plak deze prompt.

Rol: stafsecretaresse cardiologie die een eenvoudige afwezigheidskalender opzet voor het MDO-team. Taak: maak een Excel-tabelvoorstel (in plain text Markdown-tabel formaat) met: - Kolom A: medewerker (voorbeeld: 6 fictieve namen, bv. "Cardioloog 1" t/m "Cardioloog 4" en "AIOS 1", "Stafsecr. 1"); - Kolom B t/m H: weken (week 38 t/m week 44); - Cellen invullen met afspraken-codes: V = verlof, C = congres, T = thuis/onderwijs, leeg = aanwezig; - Verzin een realistisch en evenwichtig verlofpatroon (max 2 mensen tegelijk weg). Voeg eronder toe: 1) Een Excel-formule die per week telt hoeveel mensen aanwezig zijn (Excel-syntax met cel-referenties, bv. =COUNTBLANK(...)); 2) Één zin uitleg wat de formule doet. Geen patiëntdata. Lever de tabel in Markdown zodat ik hem kan plakken in Excel.
Open in Claude ↗

Belangrijk: Claude bouwt een formule op basis van wat hij verzint. Test één keer of de formule echt klopt, type hem na in Excel met testdata. Vraag bij twijfel: “Leg uit hoe deze formule werkt en wat hij precies telt.”

Vragen bij les 4.3

2. Hoe ga je om met een door AI gegenereerde Excel-formule?

Les 4.4: Live: Gemini in Google Workspace

Doel: ervaren dat Gemini je documenten kent als je in Workspace zit.

Werkt jouw afdeling met Google Workspace? Dan is Gemini ingebouwd. Hij kan je Gmail/Drive/Docs lezen, met instemming van je organisatie. Voor een secretariaat is dat heel krachtig: “Gemini, vat de mailthread van Cardioloog A van deze week samen” werkt zonder dat je iets hoeft te plakken.

Eerst checken

Gemini in Workspace kan jouw Drive/Gmail/Docs lezen als die functie actief is. Check bij je ICT of dat aan staat voor jouw account én welke mappen (bijvoorbeeld patiëntdossiers, bestuursmappen) zijn uitgesloten. In sommige ziekenhuizen is dit bewust beperkt.

Live opdracht 4.4: Gemini een Gmail-thread laten samenvatten

Heb je Gemini in Workspace beschikbaar? Open een mailthread van afgelopen week (geen patiëntdata, geen vertrouwelijk).

Vat deze mailthread samen in: - 3 zinnen wat besloten is; - 3 actiepunten met houder en deadline (als die er staan); - 2 open vragen die nog opgelost moeten worden. Verzin niets bij. Bij onduidelijkheid: schrijf "niet vermeld in deze thread".
Open in Gemini ↗ Open Gmail ↗

Heb je geen Workspace? Plak gewoon de teksten van een paar mails in Claude met dezelfde prompt. Het resultaat is vrijwel hetzelfde, alleen jij doet zelf het knip-en-plak werk.

Les 4.5: PowerPoint: een slide herschrijven

Doel: een slide van een MDO-overleg of een onderwijsmoment opwaarderen met één prompt.

PowerPoint-slides voor een overleg of voor onderwijs zijn een typisch geval waar AI je heel veel typewerk uit handen neemt. Met Claude (M365 add-in) gebeurt het in het bestand zelf; zonder add-in werk je met een chat en kopieert tekst per slide. Beide werken.

Live opdracht 4.5: Slide-tekst opwaarderen

Stel: je hebt een conceptslide voor een afdelingsoverleg met de tekst “Doorlooptijd poli is langer geworden. We willen kijken naar oplossingen.” Te vlak. Open Claude.

Rol: stafsecretaresse cardiologie die een MDO-presentatie voorbereidt. Context: een conceptslide met deze tekst: "Doorlooptijd poli is langer geworden. We willen kijken naar oplossingen." Taak: herschrijf de slide in een professioneler en concreter format: - Titel: max 8 woorden, scherp en activerend; - 3 bulletpunten met concrete informatie (de zin nu is te vlak): * bullet 1: één feitelijke observatie (bv. een richtwaarde of een vergelijking met vorig kwartaal, aangezien ik geen cijfers gegeven heb, gebruik "[X weken → Y weken]"-plaatshouders); * bullet 2: één besluit of voorstel; * bullet 3: één duidelijk eerste actiepunt met houder en deadline; - Onder de slide: een 1-regelige spreekzin die de presentator kan gebruiken als hij/zij deze slide opent. Geen verzonnen cijfers; gebruik "[X]"-plaatshouders waar ik later cijfers invul. Lever in een opmaak die ik kan kopiëren naar PowerPoint.
Open in Claude ↗

Truc: de plaatshouder “[X weken → Y weken]” in je prompt voorkomt dat Claude zelf cijfers verzint. Hij vult dan netjes plaatshouders in die jij later vervangt met echte gegevens.

Les 4.6: Microsoft Copilot in het ziekenhuis

Doel: weten wat Microsoft Copilot is, hoe het zich verhoudt tot Claude/Gemini en wat ervan in jouw werkomgeving zit.

Microsoft Copilot is de paraplunaam voor Microsoft's AI-functies binnen M365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Onder de motorkap gebruikt Copilot OpenAI's GPT-modellen, maar Microsoft heeft er een eigen omgeving omheen gebouwd met “enterprise data protection”: gegevens worden in beginsel niet gebruikt om OpenAI-modellen verder te trainen, en blijven binnen jouw Microsoft-tenant.

Voor een Nederlands ziekenhuis dat al op M365 zit (een grote meerderheid) is Copilot daarmee vaak de eerste route die door ICT wordt goedgekeurd. Belangrijk om te begrijpen:

  • Niet alle Copilot-versies zijn gelijk. “Copilot Chat” (gratis, via copilot.microsoft.com) is iets anders dan “Copilot in M365” (betaalde licentie per gebruiker). Het verschil zit in welke documenten Copilot mag lezen en welke garanties er op data zitten.
  • Diepe integratie als jij Outlook/Teams/Word gebruikt. Copilot kan een Teams-vergadering samenvatten, een mailthread overzichtelijk maken, of een Word-document herschrijven, allemaal binnen de Microsoft-omgeving zonder kopiëren-plakken.
  • Niet automatisch “veilig voor patiëntdata”. Ook met enterprise-licentie geldt: alleen wat je organisatie expliciet heeft goedgekeurd. Check bij ICT welke data-classificaties (publiek, intern, vertrouwelijk, patiëntdata) waar mogen.
Copilot Chat (gratis)

Vergelijkbaar met gratis ChatGPT, met Microsoft-branding. Voor losse vragen. Heeft geen toegang tot je werk-mail, agenda of bestanden tenzij je daarop inlogt.

Copilot in M365 (betaalde licentie)

Werkt bínnen Word/Excel/PowerPoint/Outlook/Teams. Kent jouw werkdocumenten en kan ze samenvatten en bewerken. Hoort vaak bij de ziekenhuis-licentie als die is afgesloten.

Live opdracht 4.6: Test Copilot Chat met dezelfde vraag

Open Copilot Chat (gratis). Plak dezelfde mail-prompt als in module 1. Vergelijk met je eerdere antwoorden van ChatGPT en Claude.

Je bent een ervaren stafsecretaresse cardiologie. Schrijf een korte interne mail (3-5 regels) aan vijf professoren om beschikbaarheden te verzamelen voor een MDO over twee weken. De mail moet: - in twee uitloopopties vragen (dinsdag of donderdag); - om reactie binnen drie werkdagen vragen; - vriendelijk afsluiten zonder formele aanhef. Geen patiëntdata. Lever onderwerp + bodytekst.
Open Copilot Chat ↗

Vergelijk: Copilot Chat zit qua stijl tussen ChatGPT en Claude in. Voor losse korte taken is hij goed; voor lange notulen blijft Claude meestal de rustigste route. Voor “binnen mijn werkbestand bewerken” is de M365-versie de winnaar, als jouw ziekenhuis die licentie heeft.

Vragen bij les 4.6

Wat is het belangrijkste verschil tussen Copilot Chat (gratis) en Copilot in M365 (betaalde licentie)?

Mag je met Copilot in M365 (enterprise-licentie) zonder meer patiëntdata verwerken?

Les 4.7: Excel geavanceerd: een mini-dashboard bouwen

Doel: een eenvoudig dashboard in Excel laten bouwen door Claude, met formules + pivot + opmaak.

Voor de meeste secretariaten blijft Excel de meest gebruikte tool naast Outlook. Een mini-dashboard, bijvoorbeeld “hoeveel jaargesprekken zijn er al gehouden en welke staan nog open?”, bouwen mensen vaak in één keer goed met AI-hulp, terwijl ze het zelf niet meer rustig zouden uitzoeken in de menu's van Excel.

Live opdracht 4.7: Mini-dashboard jaargesprekken & bezetting

Open Claude. Plak.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie die een eenvoudig dashboard in Excel wil bouwen voor de afdelingshoofd. Context: ik houd een Excel bij voor het team van de afdeling. Tabblad "Personeel" heeft deze kolommen: - A: Initialen (alleen letters, geen achternamen) - B: Functie (Cardioloog / AIOS / Fellow / Verpleegkundig specialist) - C: FTE (getal tussen 0 en 1) - D: Datum laatste jaargesprek (DD-MM-YYYY, leeg = nog niet gehad dit jaar) - E: Datum gepland volgende jaargesprek (DD-MM-YYYY, leeg = nog te plannen) Taak: leg me uit hoe ik een tweede tabblad "Dashboard" maak met: 1) Bovenaan vier "tegels" (kpi-cellen): - Aantal medewerkers totaal; - Som van FTE per functiegroep; - Aantal openstaande jaargesprekken (kolom D leeg in dit kalenderjaar); - Aantal jaargesprekken al ingepland voor de komende 8 weken (kolom E binnen dat bereik). 2) Daaronder een eenvoudig draaitabel-overzicht: per functie (rijen) x “jaargesprek-status” (gehad / gepland / open) het aantal mensen. 3) Daaronder één grafiek (bar) van "Aantal jaargesprekken per maand komende 6 maanden" (op basis van kolom E). Lever: - Voor elk van de vier KPI-cellen: een Excel-formule (=COUNTIFS(...), =SUMIFS(...) of vergelijkbaar). Schrijf elke formule netjes uit met cel-referenties. - Voor de draaitabel: stap-voor-stap hoe ik ‘m maak (welke kolom waar slepen). - Voor de grafiek: stap-voor-stap hoe ik ‘m invoeg. Eisen: - Helder Nederlands, geen jargon dat ik niet ken. - Geen volledige namen in voorbeelden, alleen initialen of fictieve labels. - Stap-voor-stap met genummerde stappen.
Open in Claude ↗

Test elke formule met fictieve data voordat je hem in een echte sheet zet. Maak een testbestand met 10 fictieve regels en kijk of de tegels de juiste cijfers tonen.

Les 4.8: Een complete presentatie laten bouwen (echt een .pptx)

Doel: Claude een kant-en-klaar PowerPoint-bestand laten genereren dat je downloadt en bijschaaft.

In les 4.5 herschreef je de tekst van één slide. Claude kan een stap verder: hij bouwt een echt PowerPoint-bestand (.pptx) dat je downloadt en opent in PowerPoint. Handig voor bijvoorbeeld een introductiepresentatie voor nieuwe medewerkers, een terugblik voor de stafvergadering of een uitleg van het jaargesprekken-proces. Jij levert de inhoud en de eisen; Claude bouwt de structuur en de slides.

Live opdracht 4.8: Introductiepresentatie voor nieuwe medewerkers

Open Claude en plak onderstaande prompt. Vraag expliciet om een downloadbaar .pptx-bestand, Claude bouwt het dan als bestand dat je kunt opslaan.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Taak: bouw een PowerPoint-presentatie als downloadbaar .pptx-bestand van 8 slides met de titel "Welkom op de afdeling cardiologie, praktische wegwijzer voor nieuwe medewerkers". Inhoud per slide: 1) Titelslide met ondertitel en datum-plaatshouder; 2) Wie is wie: functiegroepen op de afdeling (cardiologen, AIOS, fellows, verpleegkundig specialisten, secretariaat), geen echte namen, gebruik [NAAM]-plaatshouders; 3) Eerste werkdag: waar melden, badge ophalen, parkeren; 4) ICT-toegang: welke accounts en formulieren, en de doorlooptijd (gebruik plaatshouders); 5) Vaste overleggen: stafvergadering, MDO en onderwijsmoment (dagen als [DAG]-plaatshouder); 6) Ziekmelden en verlof aanvragen: bij wie en hoe; 7) Declaraties en praktische zaken; 8) Contact secretariaat + waar je terechtkunt met vragen. Eisen: - Rustige, zakelijke opmaak; max 5 bullets per slide; - Verzin geen namen, telefoonnummers of tijden, gebruik [NAAM], [TELEFOON], [DAG] als plaatshouders; - Helder Nederlands, geen ziekenhuis-jargon dat een nieuwkomer niet kent; - Lever als downloadbaar .pptx-bestand.
Open in Claude ↗

Na het downloaden: open het bestand in PowerPoint, controleer de opmaak, vul de plaatshouders in en leg eventueel het huisstijl-sjabloon van je ziekenhuis eroverheen. De structuur en het typewerk zijn dan al gedaan, dat is waar de tijdwinst zit.

Les 4.9: Een handig mini-hulpmiddel laten bouwen (HTML-artifact)

Doel: ervaren dat Claude een werkend mini-programma voor je kan bouwen dat je direct in je browser gebruikt.

Naast tekst en bestanden kan Claude ook artifacts maken: kleine werkende webpagina's die naast de chat verschijnen. Je kunt ze direct gebruiken, downloaden als één HTML-bestand en op je bureaublad zetten, geen installatie, geen ICT-verzoek nodig. Voor een stafsecretariaat is dat verrassend praktisch: denk aan een onboarding-checklist, een simpele jaargesprekken-tracker of een afvinklijst voor de stafvergadering-voorbereiding.

Live opdracht 4.9: Interactieve onboarding-checklist

Open Claude en plak. Claude bouwt het hulpmiddel als artifact naast de chat; via de download-knop sla je het op als HTML-bestand.

Rol: ervaren stafsecretaresse cardiologie. Taak: bouw een interactieve HTML-pagina (één bestand, als artifact) die ik lokaal in mijn browser kan gebruiken: een onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers van de afdeling. Functies: - Bovenaan een invulveld voor initialen en startdatum van de nieuwe medewerker; - Een checklist in drie blokken: "Vóór de eerste dag" (badge aanvragen, ICT-accounts aanvragen, parkeerkaart, welkomstmail sturen), "Eerste week" (rondleiding, introductiegesprek, toegang controleren, rooster delen), "Eerste maand" (eerste jaargesprek inplannen, evaluatiemoment, toegang tot alle systemen bevestigen); - Afvinkbare items met een voortgangsbalk bovenaan; - Een reset-knop en een print-knop; - Alles blijft lokaal in de browser (localStorage); er gaat geen data naar buiten. Eisen: - Helder Nederlands, rustige kleuren, geen externe libraries; - Werkt als los HTML-bestand dat ik kan downloaden en op mijn bureaublad kan zetten.
Open in Claude ↗

Privacy-tip: gebruik initialen, geen volledige namen, zeker als je het bestand deelt met collega's. Wil je een ander hulpmiddel? Vervang de checklist door bijvoorbeeld een jaargesprekken-tracker of een agenda-opbouwhulp voor de stafvergadering; de prompt-structuur blijft hetzelfde.

Les 4.10: Wanneer kopiëren-plakken winst is

Doel: een eerlijk gevoel ontwikkelen wanneer een chat-tab beter is dan in-bestand werken.

Add-ins zijn vaak handig, maar niet altijd. Een aantal scenario's waarin een gewone chat-tab gewoon één slag sneller is:

  • Korte tekst (< 1 paragraaf): de tijd om de add-in te openen is langer dan kopiëren-plakken.
  • Heel verschillende output dan input: bijvoorbeeld een dictaat omzetten naar mail-tekst. De add-in markeert dan zoveel wijzigingen dat overzicht weg is.
  • Documenten met patiëntdata-resten: liever in een gecontroleerde chat-omgeving waar jij ziet wat je plakt, dan automatisch met een add-in werken die alles “ziet”.
  • Onbekend / oranje rond data-residency: tot je weet welke add-in op welke route draait, een chat-tab waar je bewust knipt is veiliger.

Vraag bij les 4.10

Wat is de praktische vuistregel voor add-in versus chat-tab?

Take-home van module 4

Drie in-bestand-routes

Claude M365 add-in · Gemini in Workspace · Microsoft Copilot. Welke past hangt af van jouw ziekenhuis-suite.

Excel: test je formule

AI verzint formules razendsnel. Één keer testen op een bekend rijtje cijfers, dan vertrouwen.

Plaatshouders i.p.v. verzonnen feiten

“[X weken → Y weken]” in je prompt voorkomt hallucinaties van cijfers. Eindgebruiker (jij) vult later in.

Add-in of chat-tab?

Geen dogma. Add-in voor lang in-bestand werk; chat-tab voor kort, ander format, of bij oranje-data.

Copilot kent je werkomgeving

Microsoft Copilot in M365 is vaak de eerste door ICT goedgekeurde route, zit binnen jouw tenant. Beleid blijft leidend bij patiëntdata.

Excel-dashboard in één prompt

Een eenvoudig KPI-overzicht + draaitabel + grafiek krijg je in één prompt uitgelegd. Test elke formule met fictieve data.

Claude bouwt bestanden

Een complete .pptx-presentatie of een werkend HTML-hulpmiddel (artifact) uit één prompt. Jij levert inhoud en eisen; Claude bouwt. Plaatshouders erin, huisstijl erover, klaar.

← Module 3 Verder naar module 5 →