Module 4 – Notulen, transcript cleanup, kleine tools

± 60–80 minuten · veilige route: intern vastleggen → opschonen → AI-concept → mens checkt → archiveren.

Ruwe Teams-transcripts: check altijd instellingen (wie mag lezen), of opnames zijn toegestaan, en of jouw organisatie externe AI mag gebruiken. Bij twijfel: niet plakken — vraag privacy/IT.

Les 4.1 – Wat is het verschil tussen transcript en notulen?

Doel: je gebruikt AI op het juiste moment in de keten.

Een transcript is (meestal) een woordelijke weergave: veel ruis, herhalingen, zijsprongen, incomplete zinnen. Notulen zijn een weergave van besluiten en acties: wie, wat, wanneer. AI kan helpen bij het transformeren van opgeschoonde tekst naar notulen — niet bij het “stiekem toch” verwerken van ruwe patiëntdata in een ongecontroleerde omgeving.

Let op: sommige tools slaan chats op. Dat is een reden waarom rood data nooit in een consumer-chat hoort.

Meerkeuze – les 4.1

1. Welke uitspraak is het meest verantwoord?

  • a) “Ik plak altijd het volledige transcript in ChatGPT, want dat is snel.”
  • b) “Ik volg instellingsbeleid; als het niet mag, gebruik ik geen externe AI op ruwe transcripten.”
  • c) “Transcripten zijn geen persoonsgegevens.”
  • d) “AI mag namen verzinnen om het transcript mooier te maken.”
Antwoord b) Beleid eerst; anders risico op privacy en compliance.

Les 4.2 – Workflow in zeven stappen (praktisch)

  1. Vastleggen conform beleid (wie neemt op, waar wordt het bewaard?).
  2. Classificeren: is dit vergadering zonder patiëntsporen, of wél patiëntcontext? (Bij patiëntcontext: meestal alleen interne goedgekeurde route.)
  3. Handmatig schonen: namen vervangen door placeholders indien nodig, patiëntdetails eruit, zijsprongen eruit.
  4. Doel formuleren voor AI: “alleen besluiten en acties” vs “ chronologische samenvatting”.
  5. AI-concept genereren vanuit schone input.
  6. Inhoudelijke check door iemand die aanwezig was (of gemandateerd).
  7. Archief: definitieve versie op de juiste plek, met versiebeheer indien nodig.

Meerkeuze – les 4.2

2. Waarom is stap 6 (inhoudelijke check) niet optioneel?

  • a) Omdat AI anders boos wordt
  • b) Omdat AI kan halluncineren en omdat notulen juridisch/organisatorisch belangrijk kunnen zijn
  • c) Omdat Outlook anders vastloopt
  • d) Omdat notulen nooit acties bevatten
Antwoord b) Fouten in besluiten/acties kunnen grote gevolgen hebben.

Les 4.3 – Opgeschoonde vergadertekst (fictief, groen)

## Vergadering staf (fictief) Aanwezig: thema kwaliteit en wachtlijsten. Besluit: maandelijks overleg blijft; actielijst wordt gedeeld via Teams. Actie: secretariaat stuurt concept-agenda uiterlijk vrijdag. Let op: geen patiëntnamen in dit voorbeeld.

Let op

In de praktijk plak je hier pas na stap 3 (schonen). Als je twijfelt of er nog herleidbare info in zit: nog een schoonmaakronde vóór AI.

Les 4.4 – “Rommelige” notities vóór opschoning (fictief)

Doel: oefenen met een tweestaps-prompt: eerst opschonen, daarna notulen.

[Fictief] raw notes: - kwaliteit: discussie lang, iemand noemt “die casus met rare echo” zonder naam - wachtlijst: besluit “iets met prioriteit” maar niet scherp wie wat doet - actie: secretaresse mailt agenda (?) vrijdag (?) - random: lunch bestellen vergeten - iemand zegt: “BSN staat toch in het verslag?” -> STOP: dit soort regels horen NIET in een publieke AI-workflow. In een echte situatie: niet plakken; escaleren.

Meerkeuze – les 4.4

3. Je ziet de regel over BSN in ruwe notities. Wat doe je?

  • a) Plak alles toch in ChatGPT “omdat het sneller is”
  • b) Stop, verwijder gevoelige elementen, en volg meldprocedure / beleid
  • c) Vraag AI om het BSN te “maskeren” en plak daarna alsnog alles publiek
  • d) Deel het in een publieke Facebook-groep voor second opinion
Antwoord b) Bij twijfel niet verwerken in consumer-tools; meld en gebruik veilige route.

Les 4.5 – Fouten herkennen in AI-notulen

Doel: je leest AI-output met een “forensische” blik.

Typische fouten: verzonnen deadlines, acties toegewezen aan de verkeerde persoon, “besluit” dat eigenlijk alleen een discussiepunt was, of wegvallen van voorwaarden (“mits cathlab”). Gebruik een vaste checklist (3 minuten) vóór verzenden.

Meerkeuze – les 4.5

4. AI zet “Besluit: project X gaat door” terwijl de tekst alleen zei “we moeten nog beslissen”. Wat is dit?

  • a) Een teken van perfecte intelligentie
  • b) Een risico: AI maakt besluiten explicieter dan de brontekst rechtvaardigt
  • c) Een verplichte verbetering van de werkelijkheid
  • d) Een reden om nooit meer te vergaderen
Antwoord b) Corrigeer terug naar wat er echt is besloten of markeer als “nog niet besloten”.

Les 4.6 – Live opdrachten

Oefening 4a – Notulen (schone fictieve tekst) basis

Maak van onderstaande opgeschoonde vergadertekst notulen met secties: Besluiten | Acties | Eigenaar (placeholder) | Deadline (placeholder). Geen extra uitleg buiten de notulen.
Open ChatGPT

Oefening 4b – Opschonen vóór notulen verdieping

Hieronder staan rommelige notities van een fictief intern overleg. Taak 1: herschrijf naar een schone versie zonder gevoelige details (verwijder elke suggestie van identificeerbare patiëntdata; vervang namen door placeholders). Taak 2: nog niet notuleren. Max 25 regels output voor taak 1.
Open Claude

Oefening 4c – Risico’s in tekst verdieping

Welke privacy- of vertrouwelijkheidsrisico's zitten er in onderstaande (fictieve) ruwe notities als ik dit in een publieke AI zou plak? Geef max 10 bullets met mitigatie per bullet. Plak daarna de notities.
Open Claude

Oefening 4d – Samenvatting voor afwezige verdieping

Maak een afwezigheids-samenvatting (max 10 bullets) op basis van de schone fictieve vergadertekst die ik plak. Geen nieuwe feiten toevoegen. Geen patiëntdata.
Open ChatGPT

Oefening 4e – Checklist kwaliteitscontrole inzicht

Maak een checklist van 15 punten die een secretaresse gebruikt om AI-gegenereerde notulen te controleren vóór verspreiding (focus: feitelijkheid, geen verzonnen besluiten, acties compleet, geen patiëntlekken).
Open ChatGPT

Les 4.7 – Cursor Hobby (optioneel, zonder patiëntdata)

Bouw lokaal een mini-HTML met velden: Besluiten | Acties | Eigenaar | Deadline. Gebruik alleen labels en placeholders. Dit is bedoeld als speeltuin om te snappen hoe “kleine tools” werken — niet als vervanging van jullie archief.

Meerkeuze – les 4.7

5. Wat is een verstandige scope voor een hobby-prototype op je pc?

  • a) Een kopie van het EPD
  • b) Alleen structuur en placeholders, zonder echte patiëntdata
  • c) Alle wachtwoorden van collega’s
  • d) Automatisch mailen naar patiënten
Antwoord b) Prototypes houden fictief en minimaal.

Les 4.8 – Optioneel betaald: .docx via Claude

Gratis alternatief: laat markdown of een nette tabel genereren en plak handmatig in Word. Dat is vaak sneller dan “one click” maar wél veilig en voorspelbaar.

6. Waarom is “handmatig plakken” soms beter dan directe export?

  • a) Omdat plakken leuker is
  • b) Omdat je daardoor gedwongen wordt te lezen en te controleren
  • c) Omdat Word geen tabellen ondersteunt
  • d) Omdat AI geen markdown kent
Antwoord b) Een extra leesmoment = kwaliteitsfilter.

Les 4.9 – Verdieping: kwaliteitsreview op notulen (inhoud + compliance)

Doel: je maakt van notulencontrole een reproduceerbare kwaliteitsstap.

Gebruik twee rondes: Ronde 1 inhoud (kloppen besluiten/acties?), Ronde 2 compliance (geen herleidbare data, juiste opslaglocatie, juiste ontvangerslijst). Maak fouten zichtbaar in een “review-log” met drie kolommen: Bevinding | Impact | Correctie.

7. Welke review-volgorde is het meest praktisch?

  • a) Eerst mooi opmaken, inhoud later
  • b) Eerst inhoud/factcheck, daarna privacy/compliance, dan opmaak
  • c) Alleen spellingscontrole
  • d) Geen review, want AI is consistent
Antwoord b) Juistheid en veiligheid gaan voor cosmetische opmaak.

Oefening 4f – Review-log bouwen inzicht

Ontwerp een review-log sjabloon voor AI-notulen met kolommen: Bevinding | Type (inhoud/privacy/proces) | Impact | Correctie | Wie fiatteert. Voeg 8 fictieve voorbeeldbevindingen toe.
Open ChatGPT

Samenvatting en reflectie (module 4)

  • Je gebruikt AI pas op schone input, behalve als beleid expliciet anders is.
  • Je controleert op verzonnen besluiten en incomplete acties.
  • Je kent het verschil tussen transcript en notulen.

Reflectie (3 minuten): welke stap in jouw echte werk overslaan mensen het vaakst — en hoe zet je daar een micro-gewoonte tegenover (bijv. “altijd 3-min checklist”)?

Deliverable

Bewaar je 15-punten checklist uit oefening 4e (eventueel aangepast) in je snippet-map naast je prompt voor notulen.

← Module 3 Module 5 →