Module 5 – Veiligheid, beleid en implementatie
± 55–70 minuten · van persoonlijke gewoontes naar teamafspraken die je kunt laten zien bij audit of onboarding.
Juridisch “perfect” documenteren kan alleen door juristen/FG; hier krijg je een praktische teamkaart + SOP-skelet dat je intern laat valideren.
Vijf instellingsregels (minimumset)
- Lijst met goedgekeurde omgevingen (publiek / zakelijk / interne LLM).
- Verkeerslicht vastgelegd + voorbeelden + “wat bij twijfel”.
- Proces voor opname / transcript / notulen inclusief archief en toegangsrechten.
- Rollen: privacy, IB, inhoudelijk eigenaar, leiding, secretariaat.
- Principe: AI-output is nooit definitief zonder menselijke controle.
Les 5.1 – Waarom “iedereen doet maar wat” niet werkt
Doel: je kunt uitleggen waarom afspraken nodig zijn zonder collega’s te beschamen.
Als één iemand netjes anonimiseert en een ander volle dossiers plakt, ontstaat organisatierisico én onrechtvaardigheid (“jij mag wél, ik niet?”). Een teamkaart maakt gedrag voorspelbaar en onboard nieuwe collega’s sneller.
Meerkeuze – les 5.1
1. Wat is het grootste risico van informele AI-gewoonten op een secretariaat?
- a) Minder koffie
- b) Inconsistente omgang met gevoelige informatie en moeilijk auditspoor
- c) Dat printers sneller slijten
- d) Dat Outlook mooier wordt
Antwoord
b) Compliance en patiëntvertrouwen staan onder druk bij wildwest-gebruik.Les 5.2 – Teamkaart: max 12 bullets (sjabloon)
Doel: één A4 die je intern laat goedkeuren.
Denk in: “wat mag wél”, “wat absoluut niet”, “waar meld je twijfel”, “hoe archiveer je”, “wat bij incident”. Houd het kort; details staan in een SOP.
Oefening 5a – Concept teamkaart verdieping
Les 5.3 – SOP notulen (10 stappen)
Doel: herhaalbaar proces dat je kunt koppelen aan Teams/SharePoint-rechten.
Oefening 5b – SOP ontwerp verdieping
Meerkeuze – les 5.3
2. Waarom noem je “archiveren” expliciet in een SOP?
- a) Omdat archiveren automatisch hetzelfde is als verwijderen
- b) Omdat je anders versies kwijtraakt en nasporing onmogelijk wordt
- c) Omdat AI anders traag wordt
- d) Omdat notulen nooit bewaard hoeven te blijven
Antwoord
b) Versiebeheer en nasporing zijn cruciaal in zorgorganisaties.Les 5.4 – Incident-scenario’s (wat zou jij doen?)
Doel: reflexen trainen zonder echte incidenten.
3. Een collega heeft per ongeluk een interne mail met patiëntinitialen in ChatGPT geplakt. Jouw eerste stap?
- a) Het online delen om “feedback” te krijgen
- b) Intern melden volgens procedure, gegevens minimaliseren, en geen screenshots op privékanalen
- c) Niemand iets vertellen “om rust te bewaren”
- d) Direct de patiënt bellen
Antwoord
b) Volg interne incidentroute; voorkom secundaire verspreiding.4. Een arts vraagt: “Zet even deze echo-bevindingen in AI en maak een patiëntbrief.” Jij?
- a) Direct doen om behulpzaam te zijn
- b) Doorverwijzen naar beleid: patiëntspecifieke inhoud hoort in goedgekeurde kaders; jij doet geen end-run om het beleid
- c) Alleen doen als het weekend is
- d) Het in Teams broadcasten
Antwoord
b) Grenzen zijn onderdeel van professioneel secretarieel werk.5. Iemand wil “de gratis AI” gebruiken omdat de interne tool traag is. Beste teamreactie?
- a) Iedereen mag vrij kiezen
- b) Snelheid mag nooit ten koste van toegestane verwerking; meld traagheid bij IB + zoek goedgekeurde oplossing
- c) Alleen managers mogen traagheid melden
- d) Verwijder alle policies
Antwoord
b) Proces + tooling verbeteren i.p.v. omzeilen.Les 5.5 – Tien vaste prompttemplates (bewaar dit)
- Schrijf een korte interne e-mail die ik direct kan versturen. Voeg onderwerpregel toe. Geen extra uitleg.
- Maak van deze e-mailwisseling een tabel met beschikbaarheid per persoon (placeholders).
- Bepaal het beste vergadermoment en geef 2 alternatieven; noem ontbrekende info expliciet.
- Schrijf een retourmail met de 2 beste opties en een deadline voor reactie.
- Zet losse punten om in een agenda-uitnodiging met doel en voorbereiding.
- Maak van schone vergadertekst notulen met besluiten, acties, eigenaar, deadline.
- Vat de vergadering samen voor iemand die afwezig was (max 10 bullets; geen nieuwe feiten).
- Herschrijf dit bericht voor een drukke specialist: korter en duidelijker, zonder toon te verliezen.
- Welke informatie ontbreekt nog om deze planning rond te krijgen? Stel max 8 vragen.
- Controleer deze tekst op privacyrisico's en herleidbare details; geef mitigaties.
Praktisch
Kopieer deze lijst naar je snippet-document. Voeg per template één regel toe met jouw standaard toon (“zakelijk kort” / “vriendelijk”).
Les 5.6 – Rubric: zelfscore 1–3 (eerlijk)
| Criterium | 1 | 2 | 3 |
|---|---|---|---|
| Workflowfit | Losstaand van werk | Herkenbaar in echte taken | Direct inzetbaar deze week |
| Structuur | Rommelig / veel nabewerken | Leesbaar, nog wat schuren | Snel kopieerbaar |
| Veiligheid | Risico’s genegeerd | Basis OK, twijfels blijven | Beslisboom consequent toegepast |
| Samenwerking | Alleen individueel | Deel met 1 collega | Team heeft teamkaart/SOP-review gepland |
Score jezelf per rij. Als je ergens een 1 hebt: kies één concrete verbeteractie voor de komende 14 dagen (niet tien tegelijk).
Meerkeuze – les 5.6
6. Waarom is “samenwerking” een apart criterium op deze rubric?
- a) Omdat secretaresses niet samenwerken
- b) Omdat AI-beleid een teamgedrag is, geen individuele truc
- c) Omdat rubrics altijd 4 rijen moeten hebben
- d) Omdat het wettelijk verplicht is
Antwoord
b) Afspraken moeten gedragen worden door het team — anders houd je wildwest-model.Les 5.7 – Live opdrachten (afsluiting)
Oefening 5c – Beslisboom in platte tekst inzicht
Oefening 5d – Onboarding nieuwe collega verdieping
Oefening 5e – Retro met het team (voorsteltekst) verdieping
Les 5.8 – Slot-quiz
7. Wat is de beste definitie van “implementatie” in deze module?
- a) Iedereen krijgt een ChatGPT-account
- b) Afspraken + SOP + training + evaluatie zijn zichtbaar en worden gebruikt
- c) Je koopt de duurste licentie
- d) Je print alles uit
Antwoord
b) Implementatie = gedrag en processen, niet alleen tooling.8. Hoe vaak moet je teamkaart minimaal worden herzien (best practice)?
- a) Nooit, want papier is heilig
- b) Minstens jaarlijks, en vaker bij tooling-/beleidswijzigingen of incidenten
- c) Elke dag
- d) Pas als de media erover schrijft
Antwoord
b) AI-omgeving verandert snel; periodiek herzien voorkomt verouderde afspraken.Les 5.9 – Verdieping: 90-dagen implementatieplan voor het team
Doel: niet alleen “mooie documenten”, maar daadwerkelijk gedrag in het team.
Verdeel in drie fasen: dagen 1–30 (teamkaart finaliseren + 3 kernprompts), dagen 31–60 (pilot met twee terugkerende processen), dagen 61–90 (evaluatie, bijsturen, onboardingpakket). Plan altijd meetpunten: doorlooptijd, aantal herbewerkingen, aantal privacy-twijfelgevallen, en tevredenheid van ontvangers.
9. Wat is een betrouwbare indicator dat implementatie werkt?
- a) Alleen “we vinden het leuk”
- b) Kortere doorlooptijd én minder correctierondes zónder meer privacy-incidenten
- c) Meer tools tegelijk openen
- d) Meer woorden per mail
Antwoord
b) Kwaliteit + veiligheid + efficiëntie moeten samen verbeteren.10. Welke aanpak maakt implementatie het meest duurzaam?
- a) Iedereen individueel laten experimenteren zonder afspraken
- b) Kleine pilot, vaste meetpunten, periodieke review, en updates in teamkaart/SOP
- c) Eén keer trainen en nooit meer evalueren
- d) Alleen focussen op betaalde features
Antwoord
b) Implementatie is een cyclus, geen eenmalig project.Oefening 5f – 90-dagen roadmap inzicht
Samenvatting en reflectie (module 5 + hele cursus)
- Je hebt een teamkaart en SOP-richting om wildwest-gebruik te voorkomen.
- Je hebt templates en een rubric om kwaliteit en veiligheid te borgen.
- Je weet hoe je incidenten en druk van collega’s professioneel handhaaft.
Reflectie (5 minuten): welke één teamactie ga je deze maand voorstellen (met wie, wanneer, welk document als output)?
Deliverable
Combineer uit module 1 je AI-top-10 met de teamkaart (5a) en de SOP (5b) in één map: “AI-secretariaat cardiologie”. Deel intern alleen na goedkeuring van je leidinggevende/privacy waar nodig.